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Dear colleagues,
As part of the Service Excellence Program (SEP), York University’s Financial Services Department (Finance), in collaboration with University Services Centre (USC), has implemented new initiatives to simplify the expense reimbursement process for the York community.
Current process
At present, faculty, instructors and staff can make changes to their banking information for payroll deposits directly through HR Self-Serve. However, updating the same information for expense reimbursements requires a separate manual form to be submitted via email to Procurement Operations in the USC. To ensure the validity of the change, a member of the USC team contacts the employee to validate the information provided before updating the bank account information.
New process
Effective Sept. 1, all expense reimbursements and other non-payroll payments issued by Finance will be made by direct deposit into the respective bank account used for payroll deposits. This change eliminates the separate manual form, thus reducing administrative effort and resulting in simpler and faster expense reimbursements. Once faculty, instructors and staff are migrated to direct deposit for expense reimbursements, they will be notified via email when any future payments are made.
Why the change?
- Employees will have the convenience and benefits of updating their banking information for payroll deposits and expense reimbursements in a single process. Banking information provided in HR Self-Serve will be transferred securely and electronically on a nightly basis to the Finance system.
- Employees are no longer required to transmit their banking information by email. Employees will be able to provide their banking information, in a secure manner, through HR Self-Serve which is accessed using their Passport York login credentials.
- Eliminating manual forms reduces the risk of error and reduces the time required to update banking information in the Finance system.
For further information, please refer to the Frequently Asked Questions here.
Thank you,
Wendy Miller
AVP Finance & CFO
Charles Frosst
AVP University Services Centre
Banque libre-service des employés pour les remboursements de dépenses
Chers collègues,
Dans le cadre du Programme d’excellence du service (SEP), les Services financiers de l’Université York (Finances), en collaboration avec le Centre de services universitaires (CSU), ont mis en œuvre de nouvelles initiatives visant à simplifier le processus de remboursement des dépenses pour la communauté de York.
Processus actuel
À l’heure actuelle, les membres du corps professoral, du corps enseignant et du personnel peuvent modifier leurs informations bancaires pour le dépôt des salaires directement par le biais de HR Self-Serve. Cependant, la mise à jour des mêmes informations pour les remboursements de dépenses nécessite un formulaire manuel distinct qui doit être soumis par courriel aux opérations d’approvisionnement du CSU. Pour s’assurer de la validité de la modification, un membre de l’équipe CSU contacte le membre du personnel pour valider les informations du compte bancaire fournies avant de les mettre à jour.
Nouveau processus
À compter du 1er septembre 2022, tous les remboursements de dépenses et autres paiements non liés à la paie émis par les Finances seront effectués par dépôt direct dans le compte bancaire utilisé pour la paie. Ce changement élimine le formulaire manuel distinct, réduisant ainsi les efforts administratifs et permettant un processus de remboursement des dépenses plus simple et plus rapide. Une fois que les membres du corps professoral, du corps enseignant et du personnel auront migré vers le dépôt direct pour les remboursements de dépenses, ils seront informés par courriel de tout paiement futur.
Raison du changement
- Le personnel aura la commodité et les avantages de mettre à jour leurs informations bancaires pour les dépôts de paie et les remboursements de dépenses en un seul processus. Les informations bancaires fournies dans HR Self-Serve seront transférées au système financier de manière sécurisée et électroniquement chaque nuit.
- Les membres du personnel ne sont plus tenus de transmettre leurs informations bancaires par courriel. Ils pourront les fournir de manière sécurisée par l’intermédiaire de HR Self-Serve, auquel ils accèdent grâce à leurs identifiants de connexion Passport York.
- L’élimination des formulaires manuels réduit le risque d’erreur et le temps nécessaire à la mise à jour des informations bancaires dans le système financier.
Pour plus d’informations, veuillez consulter la Foire aux questions ici.
Merci.
Wendy Miller
VPA et dirigeante principale des finances
Charles Frosst
VPA des services universitaires