York’s President highlights important changes to in-person instruction and return to campus dates

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The following is an important message to the University community from President and Vice-Chancellor Rhonda L. Lenton.

La version française suit la version anglaise.

Dear York community,

Last week, I shared that as of Sept. 7, the University will begin to require proof of vaccination through YU Screen for all who will be attending our campuses this fall. On Aug. 31, we received long awaited guidance from the Ministry of Colleges and Universities (MCU) for the fall. This direction appears to align with much of our planning for the upcoming academic term, but we will be carefully analyzing the revised regulations for the post-secondary sector over the next 24 hours. We expect to provide a further update regarding any impacts of this guidance, including more detailed information on York’s vaccination policy and procedures later this week.

In light of the revised MCU guidance, and in order to allow more time for everyone to submit their proof of vaccination or be vaccinated at one of our upcoming clinics, I am writing to provide an important update regarding the return to campus dates. We believe the changes we are making further strengthen our approach to a safe return to campus this year.

Return to campus update

  • All classes, including those scheduled for in-person instruction will be delivered online or remotely, up to and including Sunday, Sept. 12.
    • For courses scheduled with an in-person meeting between Sept. 8 to 12, instructors are asked to communicate directly with students to indicate how classes will be delivered remotely on those days.
    • In any in-person course where remote delivery between Sept. 8 to 12 would put student learning outcomes at risk, instructors should approach their Associate Dean for an exception to teach in person on those dates, or to make other arrangements including make-up classes later in the term.
    • Where exceptions are approved for in-person learning, instructors will be in touch with students. Osgoode Hall Law School has been excepted and the Dean’s office will be in touch to explain required steps before coming to campus.
  • On-campus instruction for all classes designated as in-person will commence on Monday, Sept. 13.
  • Instructors and faculty members can access support for online and remote teaching through the Going Remote website.
  • Events planned for this transition period extending between Sept. 7 and 12 can continue in alignment with current physical distancing and masking requirements and researchers and others who have already been approved to access our campuses can continue their work during this time.
  • Please note that up until Sept. 6, access to many buildings on our campuses will remain restricted and individuals must use the Campus Access System to request approval. From Sept. 7 onwards, community members will only be required to use the YU Screen tool before coming to campus to 1) self-screen and 2) upload their proof of vaccination or submit a request for a medical exemption. More information will be forthcoming later this week for individuals who are not fully vaccinated by Sept. 7.
  • Staff will also work remotely from Sept. 7 to 12 and will return to campus for the week of Sept. 13, subject to specific exceptions for those staff providing required services or who are otherwise engaged in fall preparations and therefore need to attend campus before Sept. 13. Your manager will be in touch with you about how this may apply.
  • Full details on York’s vaccine policy and exemptions will be shared with the community later this week.

I appreciate the patience and goodwill on the part of all community members as we continue to work together to ensure a safe return to our campuses this fall. Please know that the well-being of our community is our top priority. I look forward to sharing more details with you later this week and to seeing you on our campuses this fall.

Sincerely,

Rhonda Lenton
President & Vice-Chancellor

Changements apportés à l’enseignement en personne et dates de retour sur les campus

Chers membres de la communauté de York,

La semaine dernière, je vous ai annoncé qu’à compter du 7 septembre, l’Université commencera à exiger une preuve de vaccination au moyen de l’outil YU Dépistage/YU Screen pour toutes les personnes qui se rendront sur nos campus cet automne. Nous avons reçu hier les directives tant attendues du ministère des Collèges et Universités (MCU) pour l’automne. Ces directives semblent s’aligner sur la majorité de nos plans pour la session à venir, mais nous analyserons attentivement les nouveaux règlements pour le secteur postsecondaire au cours des prochaines 24 heures. Nous prévoyons diffuser une autre mise à jour concernant les répercussions de ces directives, compris des informations plus détaillées sur la politique et les procédures de vaccination de York d’ici la fin de la semaine.

Compte tenu des nouvelles directives du MCU, et afin que les membres de la communauté disposent de plus de temps pour soumettre leur preuve de vaccination ou se faire vacciner à l’une de nos cliniques, je veux faire aujourd’hui une mise à jour importante concernant les dates de retour sur les campus. Nous pensons que ces changements consolident notre approche pour un retour sécuritaire sur les campus cette année.

Nouvelles dates de retour sur les campus

  • Tous les cours, y compris les cours prévus en personne seront donnés en ligne ou à distance jusqu’au dimanche 12 septembre y compris.
    • Dans le cas de cours comportant une rencontre en personne entre le 8 et le 12 septembre, les membres du corps enseignant sont priés de communiquer directement avec leurs étudiants pour leur indiquer comment ce cours sera donné à distance durant cette période.
    • Dans le cas d’un cours en personne où l’enseignement à distance entre le 8 et le 12 septembre mettrait en péril les résultats d’apprentissage des étudiants, les membres du corps enseignant doivent demander à leur doyen associé ou doyenne associée une dérogation afin de pouvoir enseigner en personne à ces dates, ou prendre d’autres dispositions, notamment des cours de rattrapage à une date ultérieure durant le trimestre.
    • Quand des exceptions sont approuvées pour permettre l’apprentissage en personne, les membres du corps enseignant doivent prendre contact avec les étudiants. L’École de droit Osgoode Hall est exceptée et le bureau du doyen expliquera les mesures requises pour le retour sur le campus.
  • Tous les cours sur le campus désignés comme étant offerts en personne commenceront le lundi 13 septembre 2021.
  • Les membres du corps enseignant et du corps professoral ont accès à de l’assistance pour l’enseignement en ligne et à distance et sur le site Enseignement à distance.Les événements prévus pendant cette période de transition qui va du 7 au 12 septembre peuvent se poursuivre en respectant les exigences actuelles de distanciation physique et de port de masque; les membres de la communauté de recherche et autres personnes déjà autorisées à accéder à nos campus peuvent continuer leur travail durant cette période.
  • Veuillez noter que jusqu’au 6 septembre, l’accès à de nombreux bâtiments de nos campus demeurera restreint et que les personnes devront utiliser le système Campus Access pour demander une autorisation. À partir du 7 septembre, les membres de la communauté devront uniquement utiliser l’outil YU Dépistage/YU Screen avant de venir sur les campus pour s’autodépister et télécharger leur preuve de vaccination ou soumettre une demande d’exemption médicale. Plus de détails seront communiqués dans le courant de la semaine pour les personnes qui ne seront pas entièrement vaccinées d’ici le 7 septembre.
  • Le personnel travaillera également à distance du 7 au 12 septembre et retournera sur les campus durant la semaine du 13 septembre, sous réserve d’exceptions particulières pour les membres du personnel fournissant des services essentiels ou participant aux préparatifs de l’automne de toute autre façon. Par conséquent, vous n’aurez pas besoin de venir sur les campus avant le 13 septembre. Votre gestionnaire vous contactera pour en discuter.
  • Tous les détails sur la politique de vaccination de York et les exemptions seront communiqués à la communauté dans le courant de la semaine.

Nous sommes reconnaissants de la patience et de la bonne volonté de tous les membres de la communauté tandis que nous poursuivons notre collaboration pour assurer un retour sécuritaire sur nos campus cet automne. Sachez que le bien-être de notre communauté est notre priorité absolue. J’ai hâte de vous fournir plus de détails plus tard cette semaine et de vous voir sur nos campus cet automne.

Sincères salutations,

Rhonda Lenton
Présidente et vice-chancelière