Coming to campus? Complete the Daily COVID-19 Screening using the Campus Access System

Featured illustration of the novel coronavirus
An illustration showing the novel coronavirus (COVID-19)

The following is a message to students, faculty and staff from Parissa Safai, who is special advisor to the president for Academic Continuity Planning & COVID-19 Response:

Dear Colleagues:

In an effort to keep campuses safe during the COVID-19 pandemic, all faculty, staff, instructors, students and researchers who are planning on visiting York at this time must use the campus access system. The system allows anyone with a Passport York account to book the date(s) that they expect to be on campus in advance, requiring one week for requests to be approved.

Once the dates have been accepted and you have received your confirmation email, you will be asked to complete a daily screening checklist before coming to York. If your area is already keeping a manual log of screening for staff, you should continue to follow this process. Below is some guidance on how to use the system at this time.

Tips for completing the Campus Access Form and Daily Screening 

  • Have your Passport York login information handy to access the form.
  • As soon as you log in to the campus access system, you will see two tabs:
    • The Access Request Form, which is the tab to use to submit new campus access requests, and
    • The COVID-19 Screening Checklist-pre campus tab, which is used for completing daily screening before coming on campus.
  • Complete the campus access questions first and submit your request. For the dates that you have been approved to be on campus, you will receive a daily email requiring you to complete the screening checklist.
  • After reviewing each question, if you have answered “no” in each case, you will need to confirm your response by checking the “confirm” button at the bottom of the email in order to complete the process. The system will then provide you with a response to attend campus.
  • Where someone has answered “yes” to any of the screening questions, they will be asked not to come onto our campuses and see What You Need to Know on the YU Better Together website.
  • This process must be repeated each time before you attend campus and a reminder email will be sent to you through the system to complete your screening questions.

Please know that Faculty, staff, instructors and researchers who have been approved for ongoing access will only need to submit the Campus Access Request Form once. All other access requests must be submitted for each time you require access to campus.

The process plays a key role in managing campus density and ensuring that those who need on-campus access will be prioritized, as the University complies with requirements from the Ministry of Labour, Training and Skills Development to support screening and campus-based activities.

Thank you for your cooperation and commitment to protecting the health and safety of the York community at this time. For regular updates on the University’s response to the COVID-19 pandemic, please continue to visit YU Better Together.

Sincerely,

Parissa Safai
Special Advisor to the President for Academic Continuity Planning & COVID-19 Response


Dépistage quotidien de la COVID-19 à l’aide du système Campus Access

Chers collègues,

Dans le cadre de nos efforts pour préserver la sécurité du campus durant la pandémie de la COVID-19, tous les membres du corps professoral, du personnel, du corps enseignant, du corps étudiant et des équipes de recherche qui prévoient se rendre à York durant cette période doivent utiliser le système Campus Access. Ce système permet à toutes les personnes ayant un compte Passport York de réserver une ou plusieurs dates de fréquentation du campus. Veuillez prévoir une semaine pour que les demandes soient approuvées.

Une fois que vos dates ont été acceptées et que vous avez reçu un courriel de confirmation, vous devez remplir le questionnaire de dépistage quotidien avant de venir à York. Si votre zone de travail tient déjà un registre manuel de dépistage pour les membres du personnel, vous devez continuer à observer ce processus.

Conseils pour remplir le formulaire d’accès au campus et le questionnaire de dépistage quotidien 

  • Ayez vos identifiants Passport York à portée de la main pour accéder au formulaire.
  • Dès que vous aurez ouvert une session dans le système Campus Access, vous verrez deux onglets :
    • L’onglet « Access Request Form » (formulaire de demande d’accès) est celui à utiliser pour envoyer les nouvelles demandes d’accès au campus; et
    • L’onglet « COVID-19 Screening Checklist-pre Campus Attendance » (questionnaire de dépistage de la COVID-19 avant de venir sur le campus) est celui à utiliser pour effectuer le dépistage quotidien avant de venir sur le campus.
  • Pour commencer, remplissez les questions du formulaire d’accès et envoyez votre demande. Vous recevrez chaque jour un courriel vous demandant de remplir le questionnaire de dépistage pour les dates faisant l’objet de l’autorisation.
  • Si vous avez répondu « non » à chaque question, vous devrez confirmer vos réponses en cliquant sur le bouton « Confirm » au bas de la page pour finaliser le processus. Le système vous fournira alors une réponse relative à votre visite sur le campus.
  • Si vous répondez « oui » à l’une des questions de dépistage, on vous demandera de ne pas venir sur nos campus et de consulter la section What You Need to Know (Ce que vous devez savoir) sur le site Web YU Better Together.
  • Ce processus devra être répété avant chaque visite sur le campus; un courriel sera envoyé par le système pour vous rappeler de remplir les questions de dépistage.

Veuillez noter que les membres du corps professoral, du personnel, du corps enseignant et des équipes de recherche dont l’accès permanent a été approuvé doivent remplir le formulaire d’accès au campus une seule fois. Toutes les autres demandes d’accès doivent être soumises chaque fois que vous souhaitez accéder au campus.

Ces mesures sont nécessaires pour contrôler la densité du campus et pour donner la priorité aux personnes ayant besoin d’avoir accès au campus; nous nous conformons aux exigences du ministère du Travail, de la Formation et du Développement des compétences pour effectuer le dépistage et gérer ce processus.

Nous vous remercions pour votre coopération et votre engagement envers la santé et la sécurité de la communauté de York durant cette période. Pour connaître les derniers développements de la réponse de l’Université à la pandémie de la COVID-19, veuillez continuer à visiter le site YU Better Together.

Sincères salutations,

Parissa Safai
Conseillère spéciale de la présidente pour la planification de la continuité académique et la réponse à la COVID-19